5W2H - Mas façam fila, por favor!

Em um exercício de desdobramento da estratégia, geralmente esbarramos em uma enorme lista de possíveis ações. São varias frentes de trabalho, programadas de acordo com os critérios que a empresa considera mais adequados e factíveis. Para elaborar essa lista de forma adequada, há algumas metodologias interessantes, sendo que uma das mais famosas é o 5W2H.

What (O que)

Why (Por que)

Where (Onde)

When (Quando)

Who (Quem)

How (Como)

How Much (Quanto)

Na maioria das vezes uma super-planilha é projetada e cada célula vai sendo preenchida distribuindo as características de cada ação priorizada, de forma a traduzir claramente o que será feito (objetivo principal do projeto), por que será feito (justificativa para o desenvolvimento do projeto), onde será feito (local de realização do projeto), quando será feito (tempo de execução do projeto), por quem (quem ou qual área será o responsável), como será feito (tarefas, descrição, plano...), e quanto custará? (custo total do projeto).

Mas há algumas possibilidades na hora de utilizar essa ferramenta! Tudo depende da forma que sua empresa está organizada...

Na maioria das vezes, temos a lista com as ações e o 5W2H preenchido em cada uma das ações.  O primeiro W geralmente é o “What”, ou seja, a própria ação. E depois é só completar com as respostas para as demais questões da planilha. Particularmente, gosto de seguir a ordem abaixo:

O QUE - COMO - QUEM - QUANDO - ONDE - QUANTO - POR QUE

Colocando o “COMO” logo no começo, deixa-se bem claro o que se espera da ação, etapas e resustados. Na sequência, o dono da ação e o prazo, local, verba e motivação.

A mesma lista pode ser filtrada pelo campo QUEM, para que cada responsável visualize suas obrigações e prazos. Filtrando pelo campo QUANDO, vemos a lista de prioridades e uma possível fila de projetos. É assim por diante...

Mas e se o 5W2H for usado para distribuir orçamento? Coloque a verba total direcionando o QUANTO e inicie o trabalho de identificação / priorização das ações, sabendo o limite que sua empresa pode gastar. Acabou o dinheiro disponível? Guarde as ações para outro momento!

Outra possibilidade é incrementar o QUEM com a carga horária disponível. Dessa forma, é possível identificar pessoas que vão trabalhar mais, pessoas com acúmulo de tarefas ou possibilidade de delegação.

Ideias não faltam. Como eu sempre gosto de reforçar, o segredo é adequar a metodologia disponível à sua realidade!