5W2H - Mas façam fila, por favor!

Em um exercício de desdobramento da estratégia, geralmente esbarramos em uma enorme lista de possíveis ações. São varias frentes de trabalho, programadas de acordo com os critérios que a empresa considera mais adequados e factíveis. Para elaborar essa lista de forma adequada, há algumas metodologias interessantes, sendo que uma das mais famosas é o 5W2H.

What (O que)

Why (Por que)

Where (Onde)

When (Quando)

Who (Quem)

How (Como)

How Much (Quanto)

Na maioria das vezes uma super-planilha é projetada e cada célula vai sendo preenchida distribuindo as características de cada ação priorizada, de forma a traduzir claramente o que será feito (objetivo principal do projeto), por que será feito (justificativa para o desenvolvimento do projeto), onde será feito (local de realização do projeto), quando será feito (tempo de execução do projeto), por quem (quem ou qual área será o responsável), como será feito (tarefas, descrição, plano...), e quanto custará? (custo total do projeto).

Mas há algumas possibilidades na hora de utilizar essa ferramenta! Tudo depende da forma que sua empresa está organizada...

Na maioria das vezes, temos a lista com as ações e o 5W2H preenchido em cada uma das ações.  O primeiro W geralmente é o “What”, ou seja, a própria ação. E depois é só completar com as respostas para as demais questões da planilha. Particularmente, gosto de seguir a ordem abaixo:

O QUE - COMO - QUEM - QUANDO - ONDE - QUANTO - POR QUE

Colocando o “COMO” logo no começo, deixa-se bem claro o que se espera da ação, etapas e resustados. Na sequência, o dono da ação e o prazo, local, verba e motivação.

A mesma lista pode ser filtrada pelo campo QUEM, para que cada responsável visualize suas obrigações e prazos. Filtrando pelo campo QUANDO, vemos a lista de prioridades e uma possível fila de projetos. É assim por diante...

Mas e se o 5W2H for usado para distribuir orçamento? Coloque a verba total direcionando o QUANTO e inicie o trabalho de identificação / priorização das ações, sabendo o limite que sua empresa pode gastar. Acabou o dinheiro disponível? Guarde as ações para outro momento!

Outra possibilidade é incrementar o QUEM com a carga horária disponível. Dessa forma, é possível identificar pessoas que vão trabalhar mais, pessoas com acúmulo de tarefas ou possibilidade de delegação.

Ideias não faltam. Como eu sempre gosto de reforçar, o segredo é adequar a metodologia disponível à sua realidade!

Read More

Planejamento Estratégico

Nesse programa, comentamos sobre um processo muito importante para o desenvolvimento de uma empresa: o Planejamento Estratégico.

Qual a finalidade de planejar? O que é preciso saber para tentar prever o futuro de uma organização? Quais informações devem ser analisadas? Quem deve ser responsável pelo planejamento? Conheça mais sobre como ter um processo de planejamento estratégico que prepare sua empresa para ser uma organização Classe Mundial.

E as sugestões do programa:

• Matriz Swot
• Sebrae
• Análise Swot no Portal Sebrae

Ouça aqui:

Read More

A Diferença entre Sonho e Planejamento

Uma grande parte da comunidade da gestão já ouviu falar nas METAS SMART. Esse excelente conceito, aplicável no exercício de definição de metas estratégicas ou operacionais, traz para o mundo real a tarefa cruel de limitar um desafio que poderia ser o vilão de um planejamento.

S (Específico), M (Mensurável), A (Atingível), R (Relevante) e T (Temporal). Quando um exercício de planejamento consegue definir metas com as características listadas anteriormente, há uma enorme chance de que grande parte da força de trabalho se sinta engajada. Tendo em vista que aquilo que deve ser buscado terá um dono e uma direção clara, um valor explícito, possível e com prazo definido, fica transparente qual o esforço necessário.

Entretanto, um desses componentes tem uma característica peculiar. "Atingível" é o atributo menos SMART do conceito, visto que é o único que possui um componente bastante pessoal. A Relevância também poderia se enquadrar nesse mesmo dilema, mas se for explicada por meio da ligação com o negócio, fica mais fácil entender. Já o aspecto "Atingível" esbarra no sonho de cada pessoa!

Os sonhos das pessoas impactam diretamente o planejamento de uma empresa, e cada pessoa tem seus próprios sonhos. Uns sonham mais alto e desejam grandes realizações e conquistas, enquanto outros sonham mais "com os pés no chão" e buscam estabilidade, tranquilidade. Dessa forma, o que é atingível para uma pessoa, pode não ser atingível para outra.

Entre um sonho e uma meta há algumas camadas a serem exploradas. Sonho é algo abstrato, mas a pessoa tem a noção do que ele é. Ele é a essência do que as pessoas querem, direcionando a definição de objetivos e, por consequência, de metas. Enquanto um sonho é algo que está no pensamento das pessoas, uma meta já faz parte do trabalho. O sonho voa longe, enquanto a meta tem prazo e custo definido. E não é incomum perceber que para se atingir um sonho é preciso atingir várias metas.

É muito difícil que todas as pessoas em uma organização tenham os mesmos sonhos. Talvez por isso, o "Atingível" do SMART tenha que se relacionar com um objetivo comum. É aqui que entra uma boa declaração de Visão e de Valores, pois elas traduzem os sonhos da organização! Dessa forma, fica menos pessoal o critério que define o que é atingível.

A SUGESTÃO de hoje é direcionada tanto para empresas como para as pessoas! Entendam seus sonhos e os traduzam em objetivos e metas. Clareza, prazo, responsabilidade... Considere todos os aspectos que são importantes para realizar os sonhos. E compartilhe-os. Quanto mais pessoas buscando sonhos semelhantes, mais fácil transformá-los em realidade.

Read More

Experiências com Planejamento Estratégico

O processo de Planejamento Estratégico é diferente em cada empresa, até porque cada organização tem suas preocupações, suas características e seu jeito de fazer. Mas alguns aspectos nunca devem ser esquecidos, visto que não se pode deixar de lado o objetivo principal de um planejamento: preparar a empresa para enfrentar os próximos períodos!

Um processo de planejamento estratégico genérico deve conter algumas etapas básicas: aprofundar conhecimentos sobre a empresa (características internas e externas); definir estratégias; denifir como se organizar para atingir as estratégias selecionadas e acompanhar o atingimento dessas estratégias. Acontece que muitas empresas - ou muitos líderes - deslizam em pontos cruciais desse processo e prejudicam o atingimento dos objetivos.

Para estudar características internas e externas da organização, a prática mais conhecida e difundida é a matriz SWOT (ou matriz FOFA, aqui em terras tupiniquins). O ideal é construir essa matriz unindo gestores, líderes e alta direção, em um evento onde essas pessoas possam mergulhar de cabeça no exercício, mantendo sempre a mente aberta para ouvir e argumentar.

Entender os pontos fortes e fracos da empresa, sem vergonha e sem medo de ouvir que há inúmeros riscos atrelados ao negócio é essencial para que a estratégia contemple pontos realmente importantes e urgentes. Se há uma predisposição de "empurrar a sujeira para debaixo de tapete", não adianta mobilizar a liderança se todos sairão pensando que tudo vai continuar como sempre foi.

Já presenciei organizações que não davam importância ao risco intrínseco do negócio, não consideraram essa fraqueza no planejamento e pouco tempo depois tiveram que despriorizar tudo o que foi planejado por ter que corrigir um problema ao invés de prevenir ou mitigar.

Olhar para dentro e para fora, perceber oportunidades e ameaças (por mais singelas que sejam) e contemplar cada ponto como sendo possível, permite que se chegue a uma boa estratégia de negócio, ditando rumos para tratar ou conviver com os pontos mais importantes identificados.

Depois de definir a estratégia, organize toda a força de trabalho - líderes ou subordinados - para que eles se mobilizem em uma mesma direção. Tudo tem que se ser traduzido de forma clara e objetiva, com informações que se tornem "palpáveis" ou "entregáveis", sem termos genéricos como melhorar o ambiente de trabalho, reduzir perdas, treinar fornecedores... Melhorar como? Reduzir de quanto para quanto? Treinar quem e para quê? Se tudo fica genérico, ninguém sabe realmente para onde ir e cada um segue seu caminho.

E por último, monitore se o que ficou deinido está sendo atingido da forma adequada! Sem esse exercício periódico, não há sentido em planejar! Acompanhe a evolução dos projetos e seus entregáveis, tratando os desvios e falhas. Verifique a performance dos indicadores e dos processos. E nunca se esqueça de compartilhar essa responsabilidade de monitorar com todos, afinal ninguém consegue ver tudo. (Talvez até veja, mas não vai conseguir pensar estratégicamente se quiser ter o mundo em suas mãos)

Já passamos da metade do ano e você ainda não viu se as metas da sua empresa estão sendo atingidas? A SUGESTÃO de hoje é fazer uma análise dos resultados parciais e tomar as providências para retomar os rumos planejados lá no início do ano. E se você não traçou metas ou estratégias, pense que seu concorrente pode ter como meta superar você!

Read More

Noções Básicas sobre Modelos de Gestão

Recuperando os programas gravados em 2015. Nesse primeiro programa, iniciamos nossas apresentações com o básico: O que é um Modelo de Gestão?

Onde se originou esse conceito? Quais os modelos de gestão mais conhecidos? Quais preocupações devem ser levadas em consideração para a implantação efetiva de um Modelo de Gestão?

Se um Modelo de Gestão é a forma como a empresa escolhe para se organizar, existe um embasamento teórico que os trouxe à tona, mas não é nada difícil. Desde a época em que Taylor e Ford prezavam o controle das tarefas, regras e padrões (O QUE SE FAZ?), passando pelo modelo onde o foco era nas pessoas (QUEM FAZ?) e depois nos objetivos (COMO FAZ?), vemos que a evolução natural de um negócio não tem segredo. Praticamente todas as empresas começam com uma ideia (O QUE?), juntam-se os responsáveis (QUEM?) e define-se COMO o produto / serviço será entregue.

É obvio que apenas o "COMO", o "QUEM" e o "O QUE" não são suficientes e é preciso ouvir clientes, a sociedade, os funcionários, e saber ouvir essas necessidades pode ser o grande diferencial para uma organização de sucesso. Esse exercício de relacionamento deve ser constante, além da preocupação em manter todos os esforços direcionados para um mesmo objetivo.

E as sugestões do programa...

Modelo de Excelência da Gestão® (MEG)

Benchmarking

Ouça aqui:

Read More

Fuja das Metodologias?

Depois de muitos anos trabalhando com diversas ferramentas de gestão, pude aprender algumas coisas que geralmente podem ser fatais para organizações que buscam melhorar seus resultados. Uma das características que sempre acabam se destacando quando vemos grandes iemplantações se transformarem em grandes insucessos é a insistência em querer implantar uma metodologia em sua plenitude. O famoso jargão "O ótimo é inimigo do bom" é, por muitas vezes, a explicação para grandes dispêndios financeiros que se transformam em uma pilha de relatórios arquivados e sem a menor aplicação prática.

O dicionário Michaelis define Método como sendo o "conjunto dos meios dispostos convenientemente para alcançar um fim e especialmente para chegar a um conhecimento científico ou comunicá-lo aos outros". Podemos interpretar como uma forma organizada de conseguir um resultado? Talvez. Uma metodologia estuda as melhores formas organizadas para se realizar algo. E acredito que é nesse ponto que muitas pessoas se perdem.

Ao decidir implantar uma prática ou uma ferramenta de gestão, organizações buscam metodologias para poderem trilhar um caminho mais suave. Entretanto, acabam se deparando com um desafio: como fazer direitinho o que está escrito nos sites e nos livros? Essa é uma das maiores armadilhas que uma empresa pode encontrar. Ao deixar de lado o destino para priorizar o caminho, ou seja, ao dar mais importância para a metodologia do que ao resultado, o foco passa a ser a teoria. E isso, por muitas vezes, torna o caminho nebuloso e gera uma perda de esforço e energia.

Criam-se inúmeros controles, planilhas, documentos, memorandos, isso quando não se gasta com sistemas e ferramentas tecnológicas que incham a infraestrutura e acabam também demandando profissionais e pacotes de implantação pré-fabricados. E a organização se torna escrava da metodologia, ao invés de usá-la para a finalidade inicialmente desejada.

Soluções criativas, um olhar diferente, começar com o simples, um passo de cada vez, criatividade e ousadia... esses são os motes essenciais para atingir o sucesso. Como toda construção feita para durar, o alicerce é essencial! E é esse o começo de toda história. Toda boa metodologia deve começar com o passo 1, e não com o manual que vai até o capítulo 10. Como entender essa sequência? Pessoas!

O grande ativo das organizações são as pessoas. Uma força de trabalho engajada e motivada por líderes que estejam focados no resultado desejado podem trilhar o caminho correto do sucesso, sem se perder pelo caminho. Usando criatividade, ousadia, desafios, reconhecimento e recompensas, é possível implantar as metodologias selecionadas, obtendo os resultados adequados.

Obviamente não dá para achar que tudo é simples. Alguns passos devem ser dados com orientação adequada, instrução e capacitação. O "step by step", bem planejado e exercitado pelo pessoal, permite que a organização obtenha os conhecimentos necessários e transforme-os em processos e práticas que possuam a essência da empresa - sua Visão.

Muito melhor do que um relatório de implantação é um conjunto de conhecimentos e competências que sustentem o método. A SUGESTÃO de hoje é sempre buscar obter não apenas o projeto implantado após a utilização de uma metodologia. Reter o conhecimento para transformar o resultado do projeto em um novo processo é uma das receitas para a excelência. E nunca, nunca se esqueça de arrancar a essência das metodologias que você quer utilizar em sua organização. Mais vale um bê-a-ba bem implementado do que um monstro burocrático que engessa sua vida.

Read More